 | Проект: Автопарк |
У фармацевтической компании возникла потребность автоматизировать сбор и обработку отчетности по использованию корпоративного автотранспорта. Исходные данные:
- Медицинские представители в различных городах России, за каждым из которых закреплен корпоративный автомобиль
- Ежемесячно водитель сдает отчетность о пробеге и заправленном топливе
- Ежемесячно водитель заполняет путевой лист, где расписывает маршруты своих поездок
Процесс был организован следующим образом. В компании были утверждены отчетные формы в MS Excel, которые пользователи корпоративных автомобилей заполняли в конце месяца и пересылали в транспортный отдел центрального офиса. Там эти формы обрабатывались вручную.
Бизнес-процесс включал следующие шаги:
- Сбор информации со всех пользователей автомобилями (процесс растягивался почти на месяц)
- Сверка расхода бензина с выписками по топливным картам (безналичный расчет) и с информацией из бухгалтерии (при заправке автомобилей за наличный расчет)
- Сведение всех данных в итоговый MS Excel файл и передача его в бухгалтерию
Цели разработки и внедрения системы Автопарк:
- Повысить скорость обработки данных и устранить ошибки, неизбежные при ручной обработке excel файлов
- Высвободить время медицинских представителей, чтобы они не тратили как минимум один день на заполнение отчетности по бензину, а использовали это время для основного вида деятельности: работе с врачами и аптеками
- Организовать сбор информации в единую базу данных с последующим извлечением различной аналитической и статистической информации для руководства
На базе DSCommon было разработана и успешно внедрена система Автопарк, в которой была реализована следующая функциональность:
- Личный кабинет для каждого водителя, через который сотрудник осуществляет следующие операции:
- Ежемесячно вносит данные о пробеге
- Вносит информацию об авариях
- Отчитывается об оплате штрафов
- Пишет заявки на ремонт (которые напрямую пересылаются в лизинговую компанию)
- Заполняет заявки на покупку расходных материалов
- Автоматическая рассылка напоминаний по email о необходимости заполнить ежемесячный отчет
- Импорт данных из ПетролПлюс (поставщика топливных карт)
- Импорт данных из 1С о заправках за наличный расчет
- Автоматическая генерация путевых листов
- Автоматическое формирование отчетов для бухгалтерии в формате для экспорта в 1С
- Интеграция в корпоративную система - MS Active Directory (AD) авторизация
Реализация клиентских интерфейсов на web технологиях (по сути это обычные web-сайты), удалось подключить всех сотрудников (даже из самых удаленных городов России) без дополнительных усилий со стороны технических служб. Адаптивная верстка дизайна личного кабинета позволяет сотрудникам работать с информацией как с ноутбуков, так и с планшетов различных моделей.
